Viajar por trabajo sin adelantar plata: Mendel lanza una cuenta corporativa única para todo el equipo

En la mayoría de las empresas, la tarjeta corporativa la tienen unos pocos. El resto del equipo que viaja por trabajo paga el pasaje o el hotel con su tarjeta personal, guarda la factura y espera semanas a que le devuelvan la plata. Mendel, la plataforma de gestión de gastos y viajes corporativos, lanzó Mendel Travel Account (MTA) para cortar ese circuito: una cuenta de pago única de la empresa con la que cualquier empleado puede reservar y pagar vuelos, hoteles y traslados sin poner dinero propio.

El problema que busca resolver

El reintegro de gastos tiene dos costados. Para el empleado, es adelantar plata y esperar. Para el área de Finanzas, cada pago con una tarjeta personal llega sin centro de costos ni detalle del viaje, y hay que reconstruirlo a mano cuando el empleado presenta los comprobantes.

“El gasto de viajes es el gran punto ciego de los equipos de Finanzas en la mayoría de las empresas. Cada pago que sale de una tarjeta personal es una transacción sin detalle, desconectada del viaje que la originó”, dijo Juan Francisco Monte de Oca, director comercial y de Marketing de Mendel. Y resumió la idea del producto: el viaje se descentraliza, porque todo el equipo reserva, pero el pago sale de un solo lugar.

Cómo funciona

El empleado elige su viaje en Mendel Viajes, el módulo de reservas de la plataforma, y paga con la cuenta corporativa precargada. Antes de que se procese el cargo, la reserva pasa por las políticas de viaje y las aprobaciones que haya configurado la empresa: por ejemplo, tope por noche de hotel o clase de pasaje.

Cada pago se asocia automáticamente a su reserva y se concilia sin carga manual. La información llega al sistema contable de la empresa, el ERP, lista para el cierre del mes.

Para la seguridad, MTA usa tarjetas virtuales: cada pago online genera un número único para esa reserva, que deja de servir apenas se completa la operación. No hay un número fijo que pueda clonarse ni datos de tarjeta circulando por mail o chat, algo habitual cuando varias personas comparten una misma tarjeta corporativa.

Desde la plataforma, el administrador crea la cuenta, define límites y restricciones por categoría, decide quién accede y ve el gasto en tiempo real, con reportes descargables.

Un detalle importante: según Mendel, la empresa no necesita usar ya su plataforma de gastos ni haber emitido tarjetas corporativas para todo el personal para contratar MTA.

Qué preguntar antes de adoptar algo así

Para un área de Finanzas o de Recursos Humanos que evalúe este tipo de herramientas, algunas preguntas útiles: qué proveedores de vuelos y hoteles quedan disponibles dentro de la plataforma; qué pasa con los gastos que no se reservan por ahí, como taxis o comidas en destino; cómo se manejan los cambios y cancelaciones; y cómo se integra con el ERP que ya usa la empresa.

Quién es Mendel

Mendel fue fundada por emprendedores argentinos, nació en México y tiene oficinas en Argentina y Chile. Según la compañía, trabaja con más de 1.500 empresas en América Latina, entre ellas Mercado Libre, FEMSA y McDonald's. Su producto integra gestión de gastos, pagos y viajes corporativos con herramientas de inteligencia artificial.

MTA amplía el negocio de viajes que la empresa venía desarrollando. En Zirene contamos el lanzamiento de Mendel Viajes y cómo planteaba la gestión de viajes ejecutivos.